キャンペーンで個人情報を集める理由

では、なぜキャンペーンで個人情報を収集する必要があるのでしょうか？企業が実施するキャンペーンでは、単にプレゼントを配るだけではなく、マーケティング的な狙いや事務手続き上の必要性から、以下のようなさまざまな目的で個人情報収集が行われます。

1. 当選者への景品発送

キャンペーンの基本とも言えるのが、当選者への景品発送。
このためには当然ながら、氏名・住所・連絡先といった配送に必要な情報を取得する必要があります。

2. 応募条件の確認（年齢・性別など）

「20代限定」「女性限定」など、キャンペーンの応募条件に応じて年齢や性別を取得するケースもよくあります。これは応募者の選定だけでなく、公平な運営のためにも重要です。

3. 購買証明（レシートなど）

特にクローズドキャンペーンでは、商品購入を応募条件とする場合が多く、その証明としてレシート画像のアップロード等を求めることがあります。宛名入りのレシートや購買履歴は個人情報に該当する可能性があるため、慎重な取り扱いが求められます。

4.マーケティングに活用

キャンペーンで取得したメールアドレスやSNSアカウントなどの個人情報は、マーケティング活動にも活用されることがあります。新商品やセールのご案内をメールマガジンで配信したり、SNSを通じて新たなキャンペーン情報をお届けするなど、継続的な接点作りや販促施策に活用できます。
 

キャンペーンで起こりうる個人情報リスクと対策

個人情報を扱う以上、一定のリスクが伴います。ここでは、キャンペーン事務局で実際に起こりうる「リスク」と、それに対する基本的な対策をご紹介します。

1. 応募情報の漏洩

・内容
社内スタッフや委託先の人為的なミス、不正な情報持ち出しによって、応募者の個人情報が社外に漏れてしまうリスクです。メールの誤送信や無防備なファイル共有も原因になり得ます。

・対策
アクセス権限を必要最小限に制限し、ファイルにはパスワードを設定。さらに、ファイルの暗号化、編集ログの記録、社内での個人情報管理研修を徹底しましょう。

2. 個人情報の長期保存

・内容
キャンペーン終了後も個人情報を無期限で保管し続けると、情報漏洩リスクが長期間残り、管理上の負担が増してしまいます。

・対策
保存期間を事前に設定し、一定期間が過ぎたら個人情報を確実に削除する運用ルールを設けましょう。削除完了後のログ保管も必須です。

3. 外部委託先の監督不備

・内容
キャンペーン事務局などを外注する際、委託先のセキュリティレベルが低いと、情報漏洩やトラブル発生時の対応遅れにつながる可能性があります。

・対策
信頼できる業者かどうかは「プライバシーマーク（Pマーク）」や「ISMS（ISO/IEC 27001:2022）」の取得有無を基準に確認しましょう。定期的な監査も有効です。

4. 利用目的のあいまいさ

・内容
応募フォームに「なぜこの情報を取得するのか」が書かれていないと、応募者が不安になり、離脱やクレームの原因になります。

・対策
応募規約等へ情報の取得目的を具体的かつ簡潔に明記しましょう（例：「景品発送のため」「購買証明の確認のため」など）。加えて、プライバシーポリシーへのリンクを応募ページ内に設置し、明確な同意を得るようにしてください。
 
関連資料｜キャンペーン応募規約の作り方｜基本構成・作成のポイント解説

キャンペーンでの個人情報管理に関するよくあるご質問

ここまで記載した個人情報管理について、弊社がお客様からよくいただく質問内容の一部をご紹介します。

Q．個人情報廃棄後、証明書は発行してもらえますか？

廃棄完了後基本的には弊社フォーマットでご提出させていただいております。

なおご指定のフォーマットがございましたら、そちらでのご提出も可能です。

Q．メールでのお問い合わせ窓口で個人情報をヒアリングしてほしいのですが…

個人情報保護の観点から、メールお問い合わせ窓口での個人情報の取得はできかねます。

個人情報を取得する場合、個人情報収集フォームを作成しそちらに登録していただく方法が望ましいです。

Q．個人情報はどのように、どのくらいの期間で廃棄していますか？

キャンペーンで取得した個人情報は、適切な管理のもと専用のシステムを用いて復元できない方法で安全に廃棄しています。

また、ハガキなどの紙媒体についても、同様に厳重な手順で処分しております。

廃棄のタイミングは、事務局閉局から1か月後を目安としております。

パルディアが選ばれる理由

こうしたリスクを回避し、安心・安全にキャンペーンを実施するために、多くの企業が専門のキャンペーン事務局を活用しています。なかでも私たちパルディアは、累計1万件以上の支援実績を持つ専門企業として、個人情報の安全管理において以下のような強みを提供しています。

✔ 厳格なセキュリティ体制

パルディアは2006年からPマークを維持し、ISMS認証も取得しています。また 「可用性・機密性・完全性」に優れたクラウドサービスの活用に加え、年間100回以上の外部セキュリティ監査を受けるなど徹底的な機密管理を行っております。これにより、第三者から見ても信頼できる個人情報管理体制が保証されており、企業担当者様も安心してご依頼いただけます。

✔ 豊富な実績に基づいた安心の運用体制

弊社では累計1万件以上のキャンペーン運営実績がございます。様々な業種・手法のキャンペーンにおいてノウハウをもっており、目的に合った最適なキャンペーンの提案や、トラブル発生時にも臨機応変に対応することが可能です。
※弊社対応実績はこちらからご確認いただけます。

✔ キャンペーン関連業務すべてに対応

キャンペーンを実施するにあたり、応募受付、問い合わせ対応、景品発送、など多くの業務が発生します。パルディアではこれらの業務を包括的に対応可能です。また、マイナンバー等の取得が必要な高額賞金の対応も可能です。これらの業務は一括対応だけでなく「個人情報が関わる部分だけ」など外注したい作業のみをスポットで依頼いただくことも可能です。

✔ イベント当日の個人情報管理も対応可能

キャンペーンに限らず、イベント運営における個人情報管理も対応可能です。イベントを景品としたキャンペーンは多く見られますが、イベント運営では当日の本人確認や参加者管理など、個人情報の取り扱いに注意が必要な業務が多くあります。パルディアでは厳格な個人情報管理体制のもと、こうしたイベント運営も安心してお任せいただけます。
 

まとめ

「個人情報を扱うのが怖いから、キャンペーンは実施したくない」と感じている企業担当者も少なくありません。しかし、キャンペーンを通じて個人情報を獲得することは、現代のマーケティングにおいて極めて重要な要素のひとつです。

とくに、SNSと連携したキャンペーンや、購買証明が必要なキャンペーンなど、施策が複雑化していくなかで、個人情報の取り扱いに対する適切な対応は不可欠です。もし不安がある場合は、キャンペーン事務局を専門とするパートナーに業務を委託するという選択肢もあります。

ご不安な方はお気軽に弊社までお問い合わせください。